メール・要約・翻訳・議事録の基本

メールの下書きでは、宛先との関係、目的、必ず伝える事実、依頼事項、希望する口調を整理して渡します。AIに不足する事実を想像で埋めさせないよう、未確定の事項は未確定と示します。

例えば納期の相談なら、確定している日付と希望日を区別します。仕上げでは宛名、日付、金額、添付ファイル、約束した内容を人が確認します。文章が丁寧でも、相手に約束していない条件を加えていれば問題です。

送信は下書き作成とは別の工程として扱うと確認しやすくなります。

要約は短くする作業ですが、重要な条件や例外を削ると意味が変わります。社内規程をまとめるなら、対象者、適用期間、申請期限、例外、問い合わせ先など、残す項目を先に指定します。

「この資料に書かれた内容だけを用い、不明な点は不明とする」と範囲を明示することも役立ちます。出力を元資料へ戻って照合し、否定表現、数値、比較条件が保たれているかを確認します。

読みやすい言い換えと、意味を変える省略を分けて考え、用途に応じた詳しさへ調整しましょう。

議事録は、議論した案と決定事項を分け、担当者と期限を確認できる形にします。聞き取れない発言や、担当が決まっていない項目をAIが補っていないかを点検します。録音や共有は、組織のルールや参加者への説明に従って行います。

翻訳では、専門用語、単位、敬意の表し方、契約上の義務を示す表現などに注意します。自然な訳でも原文の意味が変わる場合があります。重要な文章は原文と対照し、必要に応じて業務や言語の知識を持つ担当者が確認します。